Wichtige Tipps zur Durchführung von virtuellen Konferenzen

Beachten Sie diese sieben Schritte, um den reibungslosen Ablauf Ihrer virtuellen Konferenz zu gewährleisten:

1. Einladung

Laden Sie alle Teilnehmer via Email ein. Diese Email sollte sowohl die Einwahldaten, eine Agenda und die ungefähre Dauer der virtuellen Konferenz beinhalten.

2. Moderation

Bestimmen Sie eine Person zur Moderation der virtuellen Konferenz. Diese sollte zu Beginn die Anwesenheit der einzelnen Teilnehmer abfragen, das Gespräch im Sinne der Agenda leiten und die wichtigsten Punkte schriftlich festhalten.

3. Störungen

Alle Teilnehmer stellen sicher, dass störende Nebengeräusche eliminiert werden. Bei der Nutzung einer Freisprechanlage während der Fahrt oder bei einer großen Teilnehmerzahl empfiehlt sich die Verwendung der Stummschaltung. Bei einer Videokonferenz sollten alle Beteiligten auf ein angemessenes Erscheinungsbild achten.

4. Exklusivität

Alle Teilnehmer respektieren, dass nur Sie persönlich zu dieser virtuellen Konferenz eingeladen sind. Die Teilnahme von weiteren Personen wird zu Beginn der virtuellen Konferenz mit dem Moderator abgeklärt und die übrigen Teilnehmer werden um Ihr Einverständnis gebeten.

5. Vorstellung

Jeder Gesprächspartner nennt zu Beginn seines Wortbeitrags seinen Namen, um eine Zuordnung zu gewährleisten.

6. Feedback

Nach Bearbeitung aller Agendathemen wird den Teilnehmern Zeit für weitere Fragen und Anmerkungen gegeben.

7. Abschluss

Der Moderator beendet die virtuelle Konferenz offiziell und versendet bei Bedarf die wichtigsten Aussagen/Ergebnisse via Email als Protokoll. Alle Teilnehmer haben die Möglichkeit zu diesem Protokoll Ihre Änderungs- und Ergänzungswünsche an den Moderator mitzuteilen.